書(shū)信歷史悠久，其格式也幾經(jīng)變化。今天，按通行的習(xí)慣，書(shū)信格式主要包括五個(gè)部分：稱(chēng)呼、正文、結(jié)尾、署名和日期。

1、稱(chēng)呼：也稱(chēng)“起首語(yǔ)”，是對(duì)收信人的稱(chēng)呼。稱(chēng)呼要在信紙第一行頂格寫(xiě)起，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛(ài)的等。后加“：”，冒號(hào)后不再寫(xiě)字。稱(chēng)呼和署名要對(duì)應(yīng)，明確自己和收信人的關(guān)系。

2、正文：正文通常以問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)頭。問(wèn)候是一種文明禮貌行為，也是對(duì)收信人的一種禮節(jié)，體現(xiàn)寫(xiě)信人對(duì)收信人的關(guān)心。問(wèn)候語(yǔ)最常見(jiàn)的是“您好!”“近好!”依時(shí)令節(jié)氣不同，也常有所變化，如“新年好!”“春節(jié)愉快!”。問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱(chēng)呼下一行，前面空兩格，常自成一段，不可直接接下文。否則，就會(huì)違反構(gòu)段意義單一的要求，變成多義段了。

問(wèn)候語(yǔ)之后，常有幾句啟始語(yǔ)。如“久未見(jiàn)面，別來(lái)無(wú)恙。”“近來(lái)身體是否安康?”“近來(lái)一切可好?”“久未通信，甚念!”之類(lèi)。問(wèn)候語(yǔ)要注意簡(jiǎn)潔、得體。

接下來(lái)便是正文的主要部分——主體文，可以分為若干段來(lái)書(shū)寫(xiě)，即寫(xiě)信人要說(shuō)的話。這一部分，動(dòng)筆之前，就應(yīng)該成竹在胸，明白寫(xiě)信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時(shí)要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當(dāng)，最好是一件事一段落，不要混為一談。

3、結(jié)尾。正文寫(xiě)完后，都要寫(xiě)上表示祝福的話，作為書(shū)信的結(jié)尾。這是對(duì)收信人的一種禮貌。祝福的話可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~，不要亂用。一般對(duì)長(zhǎng)輩都說(shuō)一些“工作順利”“身體健康”之類(lèi)的祝福語(yǔ)，而對(duì)同學(xué)則說(shuō)一些“學(xué)習(xí)進(jìn)步”“天天快樂(lè)”之類(lèi)的話。

祝福語(yǔ)的格式是：在正文寫(xiě)完之后，另起一行空兩格寫(xiě)“祝你”、“敬祝”，再另起一行頂格寫(xiě)上“工作順利”“身體健康”等，后面都不要用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

如果不用以上祝福語(yǔ)，也可以最一般的“此致”、“敬禮”結(jié)尾。“此致”可以有兩種正確的位置來(lái)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標(biāo)點(diǎn);二是在正文之下另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)。“敬禮”寫(xiě)在“此致”的下一行，頂格書(shū)寫(xiě)。后應(yīng)該加上一個(gè)驚嘆號(hào)，以表示祝頌的誠(chéng)意和強(qiáng)度。

4、署名和日期。在書(shū)信最后一行，署上寫(xiě)信人的姓名。署名應(yīng)寫(xiě)在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫(xiě)給的親屬，可加上自己的稱(chēng)呼，如您的孫子、您的侄子等，后邊寫(xiě)名字，不必寫(xiě)姓。寫(xiě)給老師則要寫(xiě)上“您的學(xué)生”，空一格寫(xiě)上自己的姓名。日期只要寫(xiě)在署名下邊即可。

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